创建个人使用手册：提升团队理解与协作的实用指南

核心观点

• 人们虽然不附带“说明书”，但我们可以为自己创建一份个人使用手册。
• 个人使用手册能帮助我们更快地理解他人及其行为。
• 它旨在沟通每个人的独特性，包括不同的优势、偏好和反应模式。
• 使用手册能增进理解与协作，并有助于避免误解。

什么是个人使用手册？

一份关于我们自身工作风格、偏好、习惯以及如何理解并与我们高效合作的指南性文件。

为何要在团队中使用个人使用手册？

• 促进相互了解：通过创建和分享手册，团队成员能更快、更深入地认识彼此。
• 认识并尊重差异：帮助我们理解并欣赏每个人在优势、偏好和反应上的独特性。
• 提升协作效率：明确彼此的工作和沟通方式，使合作更顺畅。
• 避免误解与冲突：预先了解他人压力下的行为表现（如沉默或易怒）等，能更准确地解读行为，减少误判。
• 增进自我认知：创建手册的过程本身也是一次自我反思，让人更清楚自己的行为及对他人可能产生的影响。

如何创建与使用个人使用手册？

通过回答一系列开放式问题来构建。以下是一些有用的类别和问题示例：

关于我

• 描述我的五个形容词是……
• 可能会让你感到惊讶的是……
• 我的主要优势包括……
• 我正在努力提升的方面是……
• 我崇拜的英雄是……，因为……
• 我的核心价值观是……
• 人们有时会误解我的是……
• 能让我真正兴奋的是……
• 真正让我感到恼火的是……
• 当我感到压力或不堪重负时，我的“信号”是……
• 当我处于压力或不堪重负状态时，最好的应对方式是……
• 我喜欢谈论的话题是……
• 我放松和充电的方式包括……
• 其他你应该知道关于我的事情（如爱好、育儿、运动、阅读喜好等）……

我偏好如何工作

• 我尽量这样安排我的一天……
• 我在这些时段效率最高……
• 我在这些时段最方便沟通……
• 开着门意味着……
• 关着门意味着……
• 工作环境中对我重要的是……
• 我重视同事拥有的特质和品质包括……

沟通偏好

• 联系我的最佳方式是……
• 关于我喜欢的沟通方式，你需要知道……
• 让会议更有效的方法是……
• 我的沟通偏好（例如：不同事务的沟通渠道、期望的回复时间、是否可以密送或“回复所有人”等）是……

我偏好如何给予与接收反馈

• 我更喜欢接收反馈的方式（例如：即时/每周/其他；书面/面对面/其他）……
• 我通常给予反馈的方式是……

如何引导团队进行使用手册的讨论？

• 适用时机：

  • 新项目启动或团队初次组建时。
  • 新成员入职时。
  • 团队合作不畅、需要干预时。

• 实施步骤：

  1. 解释与启动：向团队说明使用手册的概念、目的及益处。
  2. 统一框架：提供统一的问题列表，让每位成员回答，确保可比性。
  3. 提供支持：可主动提出审阅成员的初稿，确保内容对他人有帮助。

  4. 召开分享会：

     • 领导先行：领导者首先分享自己的手册，以身作则，展现透明度，定下基调。
     • 个人陈述：让每位成员亲自介绍自己的手册，解释答案，举例说明，避免语义歧义。
     • 提问澄清：鼓励团队成员向分享者提问，以加深理解。
  5. 促进关系：会议结束后，可组织团队聚餐，让大家在非正式场合基于新的了解进一步交流。